Aprire un ufficio privato al pubblico è una decisione che comporta una serie di considerazioni sia dal punto di vista normativo che dal punto di vista dell’arredamento. Questo articolo esplorerà le normative vigenti e fornirà consigli pratici sull’arredamento di uno spazio che accoglie il pubblico.

Progettare un ufficio: conformità normativa

L’arredamento di uno spazio di lavoro va oltre la semplice distribuzione degli elementi e la scelta di complementi d’arredo. Progettare un ufficio richiede anche la competenza e il rispetto delle normative specifiche.

Queste norme abbracciano la stabilità dei materiali, l’adeguata costruzione di pavimenti, soffitti, muri e finestre, la pianificazione delle vie di fuga e di emergenza, le dimensioni di porte, portoni e scale, nonché l’illuminazione e il microclima. Il datore di lavoro ha l’incarico di valutare i rischi legati alle diverse attività, considerando potenziali pericoli per la vista, la postura, l’affaticamento fisico e mentale, insieme alle condizioni ergonomiche e igieniche.

Ad esempio, la norma UNI 11534:2014 fornisce utili indicazioni per dimostrare la conformità degli ambienti ufficio ai requisiti obbligatori stabiliti dalla legislazione sulla sicurezza del luogo di lavoro.

Il pilastro fondamentale per garantire condizioni adeguate nei luoghi di lavoro è rappresentato dal Decreto Legge 81/2008. Questa normativa impone a tutte le imprese, indipendentemente dalla loro natura pubblica o privata, di rispettare le “prescrizioni minime” per le postazioni di lavoro destinate all’utilizzo di videoterminali. L’obiettivo principale di questo decreto è preservare il benessere e la salute dei lavoratori che trascorrono almeno 20 ore settimanali davanti al computer.

Un punto di riferimento cruciale nel campo dell’arredamento ufficio è la norma EN 527-I del 2011, che disciplina i requisiti dimensionali per scrivanie e tavoli da lavoro. Questa normativa, estremamente dettagliata, individua quattro tipologie di scrivanie: quelle ad altezza regolabile, ad altezza selezionabile, ad altezza fissa e ad altezza regolabile o selezionabile con un intervallo di regolabilità ridotto.

Arredo funzionale ed accogliente

Progettare uffici a norma implica anche la creazione di spazi armoniosi e accoglienti. L’ufficio, essendo una sorta di seconda casa, non solo necessita di conformità legale, ma deve anche trasformarsi in un ambiente confortevole e gradevole. Immagina di lavorare in un ufficio buio, freddo, angusto, con una circolazione d’aria scarsa e luci accecanti che infastidiscono gli occhi. In un ambiente simile, mancherebbe lo spazio per svolgere il lavoro in modo dignitoso.

Sarebbe questo un luogo che invoglia a trascorrere la maggior parte della giornata? Difficilmente. Quando ci si appresta a progettare un nuovo ufficio, numerosi sono gli aspetti che richiedono attenta considerazione.

Le ultime tendenze in arredamento ci conducono in spazi vivaci e giocosi, dove il lavoro si fonde armoniosamente con momenti di socializzazione. Elementi fondamentali per arredare tali ambienti includono scrivanie, mobili contenitori, librerie e sedie. La creatività si sprigiona ancor di più quando si esplorano soluzioni tra i mobili per ufficio online, che offrono opzioni economiche da mixare con accessori di design, conferendo al luogo uno stile unico e personalizzato.

Per una progettazione adeguata, è fondamentale condurre un sopralluogo completo della struttura e studiare attentamente il tipo di ambiente che si intende realizzare, considerando sia gli aspetti normativi che quelli legati al comfort e alla funzionalità.

Ottimizzare gli open space: illuminazione e pianificazione adeguata

Nel contesto della disposizione degli uffici in open space, la corretta gestione dei punti luce e delle finestre riveste un ruolo fondamentale. Sfruttare al massimo la luce naturale negli ambienti lavorativi è sempre positivo, ma è essenziale evitare riflessi fastidiosi sui monitor dei computer. Pertanto l’illuminazione dovrebbe essere laterale o orientata in modo da garantire una corretta illuminazione del piano di lavoro.

Le distanze minime tra la scrivania e gli elementi circostanti devono essere di almeno 80 cm, mentre se si tratta di un armadio, la distanza dovrebbe essere di almeno 110 cm. Una postazione operativa in uno spazio open space richiede almeno 4,5 metri quadrati.

Nel contesto di chi lavora al computer, è garantito il diritto a una pausa di 15 minuti ogni 120 minuti di lavoro continuativo al videoterminale. Per prevenire problemi muscolo-scheletrici, è cruciale che non solo scrivanie e sedie rispettino le normative, ma anche che lo schermo del computer e la tastiera soddisfino requisiti specifici.

Per esempio, lo schermo del computer dovrebbe essere orientabile e inclinabile per adattarsi alle esigenze dell’utilizzatore, posizionato frontalmente a una distanza dagli occhi di 50-70 cm e leggermente al di sotto del campo visivo. Evitare riflessi e riverberi è essenziale per prevenire disturbi durante l’attività lavorativa. La tastiera dovrebbe essere separata dallo schermo e favorire una posizione comoda per ridurre l’affaticamento di braccia e mani.

Rispettare le normative per un ufficio non è solo un obbligo legale ma anche un dovere etico, contribuendo a costruire un ambiente di successo in cui l’azienda si impegna a preservare la salute e il benessere dei propri dipendenti.

Tipologie di spazi lavorativi

Nell’ambito della progettazione degli spazi lavorativi, l’open space rappresenta la soluzione più diffusa oggi. Questo innovativo approccio fu creato da Florence Knoll intorno al 1950, una designer americana che rivoluzionò completamente il design degli uffici, concependoli come spazi aperti e razionalmente organizzati per soddisfare le esigenze degli impiegati. Tuttavia si sono diffuse alcune ricerche e teorie che individuano alcuni svantaggi nella disposizione degli open space. Il principale è rappresentato dalla presenza eccessiva di elementi di distrazione, che può portare a una riduzione della produttività.

Alcuni designer si sono dedicati a concepire soluzioni tecnologiche innovative che, pur mantenendosi in spazi aperti, isolano il lavoratore. Un esempio di questa innovazione è Helmfon, un imponente casco da ufficio ideato dallo studio ucraino di design Hochu Rayu.

Una soluzione meno estrema è quella di orientarsi verso gli spazi “semi-open,” una sorta di “coffices.” Si tratta di ambienti progettati per lavorare in piccoli gruppi, offrendo un’atmosfera rassicurante e tranquilla, in cui lo scambio di idee può prosperare senza rischiare di creare confusione. Questi spazi sono dotati di pannelli divisori flessibili, consentendo una maggiore privacy. Sono ambienti aperti in cui si lavora, ma che contemplano anche aree private e salette per chi necessita di concentrazione.

Questa modalità di lavoro risponde alle moderne esigenze di flessibilità proposte dallo smart working e dal modello lavorativo in remoto. Nonostante la crescente pratica del lavoro da remoto, esiste comunque la necessità di un luogo fisico che possa soddisfare diverse esigenze lavorative.

Uffici al servizio dei clienti

Considerare l’accessibilità universale è un imperativo. Assicurarsi che gli spazi siano facilmente accessibili anche per le persone con disabilità, attraverso rampe, ascensori e servizi igienici adatti, è una pratica chiave per garantire l’inclusività del proprio ufficio.

La comunicazione all’interno dell’ufficio deve essere chiara e intuitiva. L’utilizzo di segnaletica efficace e di istruzioni comprensibili contribuirà a evitare confusione tra i visitatori, migliorando la loro esperienza complessiva.

Integrare tecnologie avanzate per semplificare le interazioni con i clienti è una strategia vincente. L’implementazione di sistemi di prenotazione online, kioschi interattivi e altre soluzioni digitali può migliorare l’efficienza operativa e la soddisfazione del cliente.

La sicurezza è una priorità. Implementare piani di gestione delle emergenze, formare il personale e fornire informazioni chiare sui protocolli di evacuazione sono passi fondamentali per garantire la sicurezza di chi frequenta l’ufficio.

La scelta dei materiali e dei colori è cruciale per creare un ambiente accogliente. Materiali durevoli e facili da pulire sono consigliati per garantire una manutenzione agevole. L’utilizzo di colori neutri e rilassanti può contribuire a creare un’atmosfera piacevole. Ad esempio, una sala d’attesa con mobili in legno chiaro e pareti color pastello può risultare accattivante.

Tecnologia e innovazione in ufficio

L’implementazione di impianti tecnologici efficienti è essenziale per un ufficio moderno. Adottare soluzioni come sistemi di prenotazione online, monitor interattivi e connessione Wi-Fi può migliorare l’efficienza e la soddisfazione del cliente. Ad esempio, un sistema di prenotazione online per gli appuntamenti può semplificare il processo per i clienti.

Con l’uso diffuso della tecnologia, garantire la privacy e la sicurezza informatica è cruciale. Proteggere i dati sensibili dei clienti e garantire la conformità alle normative sulla privacy è una priorità. Ad esempio, l’installazione di firewall e l’adozione di politiche di gestione dei dati sono pratiche consigliate.

Ricambio d’Aria e ventilazione

Assicurare la qualità dell’aria negli spazi interni è cruciale, specialmente considerando l’affluenza e il tempo di permanenza delle persone. Negli ultimi anni, l’attenzione sulla qualità dell’aria interna è cresciuta in modo significativo, accentuata soprattutto dalla pandemia. Una risposta chiave a livello impiantistico per mitigare la proliferazione di batteri e ridurre il rischio di contagio è rappresentata dalla ventilazione meccanica controllata.

Un valido sistema in questo contesto è EoS B (clicca qui), una soluzione completa in grado di gestire le condizioni di comfort indoor desiderate. L’installazione di sistemi avanzati come EoS B  è cruciale per garantire un ambiente interno sicuro e confortevole. Laddove fattibile, si consiglia di potenziare la capacità filtrante del ricircolo, sostituendo i filtri esistenti con soluzioni di classe superiore e assicurando il mantenimento delle portate.

Conclusione

Aprire un ufficio privato al pubblico richiede un approccio che comprenda tenga conto delle le normative e che permetta di creare un ambiente accogliente. Un ufficio ben progettato non solo soddisferà le normative ma creerà anche un ambiente sano per i lavoratori e regalerà un’esperienza positiva per i clienti, contribuendo al successo a lungo termine dell’attività.